Niezakłócony dostęp do teczek i akt sądowych to jedno z największych wyzwań stojących przed każdym urzędnikiem i woźnym sądowym. Odszukanie akt w sądowym archiwum przysparza wielu trudności z powodu ich ogromnej liczby, braku automatyzacji oraz dużej rotacji w budynku sądu.
Przy ustawianiu dokumentu na półkach nie trzeba wiele, aby przypadkowo włożyć jedną teczkę w miejsce drugiej. Zdarza się, że akta zaginą, a ze względu na rozmiary archiwów odszukanie ich pochłania mnóstwo czasu. W konsekwencji długotrwałe próby odszukiwania dokumentów w archiwum sądu skutkują opóźnieniami w prowadzeniu spraw.
Jak znaczniki RFID pomagają w sądach?
Rozwiązaniem tych problemów jest szybko rozwijana w ostatnich latach technologia RFID. W oparciu o nią inżynierowie RFID Polska stworzyli system wyszukiwania akt przy pomocy kolektora danych wyposażonego w skaner RFID.
Kolektor danych wysyła fale radiowe i lokalizuje akta oznakowane papierowymi etykietami RFID. Wystarczy, że woźny lub inny urzędnik wpisze numery poszukiwanych sygnatur do aplikacji mobilnej zainstalowanej na kolektorze danych. Czytnik RFID automatycznie odnajduje oznakowane akta. Średni czas wyszukiwania w pomieszczeniu wynosi około 10 sekund. Odczyt jest na tyle skuteczny, że sposób rozmieszczenia akt wewnątrz pomieszczenia pozostaje bez znaczenia. Nieważne czy dokumenty są poukładane na półkach, czy rozłożone na stole.
Etykiety RFID są programowane w bezpieczny sposób przy pomocy specjalistycznej drukarki, która równocześnie nanosi sygnaturę i programuje ją w radiowym chipie znajdującym się wewnątrz etykiety.
Dodatkowy, niewielki czytnik RFID umieszczony na biurku i podłączony do komputera umożliwia wygodny podgląd sygnatury każdej teczki lub dokumentu.
Elementy systemu zarządzania aktami sądowymi
System do zarządzania dokumentacją sądową zbudowany jest w oparciu o:
- Kolektor danych z funkcją wyszukiwania akt po wpisaniu numeru sygnatury. Oprogramowanie umożliwia jednoczesne wyszukiwanie do 4 różnych sygnatur. Szablon formatu sygnatury można modyfikować w dowolny sposób.
- Czytnik biurkowy umożliwiający weryfikację sygnatury zapisanej w etykiecie na stanowisku kodowania akt.
- Drukarkę etykiet z modułem RFID służącą do programowania oraz zadruku etykiet RFID numerem sygnatury.
- Etykiety samoprzylepne RFID naklejane bezpośrednio na akta. Sygnatura jest nadrukowana na etykiecie oraz zapisana w pamięci RFID jako unikalna wartość.
Zasięg odczytu oznakowanych w ten sposób akt waha się od 1 do 5 metrów. Jest uzależniony od rozmiarów pomieszczenia oraz materiału, z którego wykonane są półki (drewno, metal, szkło).
Wdrożenia RFID w sądownictwie
Rozwiązania oparte na RFID pozwalające na błyskawiczną lokalizację akt z powodzeniem wdrożyły już sądy okręgowe w Krakowie i Wrocławiu oraz sąd rejonowy w Skarżysku–Kamiennej. Dzięki temu mogą cieszyć się drastycznie skróconym czasem dostępu do swoich akt.
System oznaczania akt sądowych RFID znacznie skraca czas ich poszukiwania. Cały system można uruchomić w danej placówce nawet w ciągu tygodnia, a koszt oznaczenia jednej teczki to zaledwie 0,85 zł – Jacek Krywult, prezes RFID Polska
Wszystko wskazuje na to, że technologia RFID na dobre zagości w sądach zwiększając efektywność funkcjonowania wymiaru sprawiedliwości. Zarządzanie dokumentami w archiwum sądu wcale nie musi być trudne.
